Le bail doit être établi par écrit en autant d’exemplaires qu’il y a de parties (propriétaire o agent immobilier, locataire).

Il peut prendre la forme d’un acte sous signature privée ou d’un acte authentique.

Il doit contenir au minimum certaines informations.

Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire.

Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :

• Notice d’information
• État des lieux d’entrée fait lors de la remise des clés et l’état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
• Attestation d’assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
• Inventaire et état détaillé du mobilier
• Équipements d’accès à la télévision, à internet (TNT, fibre…)
• Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement signé par la caution
• Si le locataire et le propriétaire (ou l’agent immobilier) ont convenu d’appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté
• Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété. L’extrait porte sur la destination de l’immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

En conséquence, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire (ou à l’agent immobilier). Ces documents doivent être signés par le propriétaire (ou l’agent immobilier) et par le locataire, et être annexés au bail. L’établissement de ces documents ne peut donner lieu à aucune autre facturation que celle liée à l’établissement de l’état des lieux (état des lieux d’entrée et état des lieux de sortie).

Si le logement est situé dans une zone d’habitat indigne, le propriétaire (ou l’agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d’obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d’y déposer une déclaration contre récépissé. L’autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation.

Il doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suivants :

• Diagnostic de performance énergétique (DPE) valide
• Constat de risque d’exposition au plomb (Crep)
• État de l’installation intérieure de l’électricité si l’installation a plus de 15 ans
• État de l’installation intérieure du gaz si l’installation a plus de 15 ans
• État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…), si le logement est dans une zone concernée
• Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée.

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l’accord du locataire, le propriétaire (ou l’agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.

Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l’agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :

Si le locataire ne paie qu’une partie du loyer, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l’agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Le bail peut prévoir le paiement des charges locatives soit au réel, soit au forfait.

Charges au réel

Le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d’information sur les conditions de chauffage et de production d’eau chaude collectifs.

Durant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Charges au forfait

Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives.

Il doit être indiqué dans le bail.

Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors du précédent bail.

Le paiement au forfait ne doit pas s’accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.