Demander un acte d’état-civil

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La Ville de Saint-Nazaire conserve les actes de naissance, mariage et décès déclarés dans une de ses mairies. Si votre besoin concerne un dossier de titre d’identité (carte d’identité ou passeport), les services préfectoraux nous adresseront directement leur demande par voie dématérialisée. Vous n’avez pas besoin de le faire.

A noter : un délai d’acheminement de 7 jours par les services postaux est à prévoir.

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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d’une association ?

Vérifié le 12/05/2026 – Service Public / Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.

Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.

 À noter

La liste suivante est indicative et peut varier selon la situation de l’association.

L’association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions. Elle peut notamment définir des durées de conservation, classer les documents et prévoir leur archivage.

L’absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l’association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.

Les documents concernant la création de l’association sont les suivants :

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.

Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.

Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.

Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).

Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.

À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

Les documents concernant le fonctionnement de l’association sont les suivants :

  • Convocations de l’assemblée générale
  • Feuilles d’émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d’assemblée
  • Bilan d’activités
  • Rapports du commissaire aux comptes.

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Les documents financiers sont les suivants :

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
  • Pièces justificatives.

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins 6 ans.

Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.

Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.

Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

5 ans

Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d’assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d’électricité

2 ans

Factures d’eau

  • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
  • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

Les documents liés aux subventions sont les suivants :

  • Conventions de subvention
  • Justificatifs d’utilisation des fonds
  • Comptes rendus financiers.

Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Documents portant sur la création de l’association

Illimitée

Documents portant sur le fonctionnement de l’association

Au moins 5 ans

Documents financiers

Au moins 10 ans

Documents fiscaux

Au moins 6 ans

Documents portant sur les personnes de l’association

Variable (entre 1 et 5 ans)

Documents portant sur les locaux de l’association

Variable (entre 1 an et illimité)

Documents liés aux subventions publiques

Au moins 10 ans

Certains documents doivent être conservés sans limitation de durée, notamment ceux portant sur la création de l’association.

Les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées à l’issue des délais applicables.

Et aussi

La consultation des registres n’est pas possible pour les particuliers sauf accord du procureur de la République.

Si vous êtes né à l’étranger

  • Par internet : vous devez créer ou utiliser votre compte FranceConnect
  • Par courrier : au Ministère des affaires étrangères 11, rue de la Maison Blanche 44941 Nantes Cedex 9. Téléphone : 02 51 77 30 30.

Si vous êtes réfugiés ou apatrides