Une lettre recommandée au format électronique est la version dématérialisée d’un recommandé au format papier.

Une LRE peut être utilisée dans les mêmes situations que celle en version papier.

Par exemple :

• Le recommandé est obligatoire pour la notification à un salarié d’une sanction disciplinaire, la résiliation d’un bail d’habitation, la demande de renouvellement d’un bail commercial.
• Il est facultatif, mais conseillé, pour une lettre de relance pour un loyer impayé, une pension alimentaire non versée, une promesse d’embauche.

• Un particulier
• Un professionnel (tel qu’une entreprise par exemple)

Seuls les prestataires de service de confiance qualifiés peuvent fournir le service d’envoi recommandé électronique.

Pour trouver un prestataire, vous pouvez consulter la liste publiée sur le site de l’Anssi, à la rubrique « Service d’envoi recommandé électronique« .

En tant qu’expéditeur du recommandé, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Choisir un opérateur sur une plate-forme en ligne qui se charge de l’acheminement
• Déposer la lettre sur cette plate-forme
• Remplir un formulaire et payer l’acheminement via un site sécurisé.

Pour envoyer une LRE, vous devez prouver votre identité auprès du prestataire que vous avez choisi et vous authentifier auprès de lui.

L’authentification peut se faire de différentes façons :

• par présentation d’une pièce d’identité
• via un certificat de signature électronique qualifié (pour une personne physique)
• ou via un cachet électronique qualifié (pour une personne morale).

L’opérateur en charge de l’acheminement vous délivre une preuve du dépôt de votre lettre via un mail. Vous devez conserver cette preuve pendant au moins 1 an.

Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une LRE doit remplir 3 conditions :

• Le prestataire chargé de l’acheminement se porte responsable de la bonne identité du destinataire et de celle de l’expéditeur
• Les dates d’expédition et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables
• Si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable est nécessaire (en cas de refus, l’expéditeur doit envoyer le recommandé au format papier).

Avant l’envoi de la LRE, l’émetteur doit informer le destinataire par mail qu’un recommandé électronique va lui être envoyé. Il doit également prévenir le destinataire qu’il peut accepter ou refuser le recommandé, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de cette information.

3 hypothèses sont possibles :

• Le destinataire accepte de recevoir la LRE : l’opérateur la lui envoie. Le destinataire est alors invité à se connecter sur la plate-forme pour prendre connaissance de son recommandé. C’est uniquement à ce moment qu’il est informé de l’identité de l’expéditeur.
• Le destinataire refuse de recevoir la LRE : l’identité de l’expéditeur et le contenu de la LRE ne lui sont pas dévoilés. Mais le destinataire peut également, à ce moment-là, refuser le format électronique et exiger un format papier.
• Le destinataire ignore la LRE : dans ce cas, le prestataire est informé passé le délai des 15 jours à compter du lendemain de la 1re notification.

Pendant ce délai, certains prestataires effectuent des relances automatiques (jusqu’à 4) afin de maximiser la probabilité de prise de connaissance.

Si l’expéditeur demande un accusé de réception, le prestataire le prévient de l’acceptation ou du refus du destinataire. Il met à sa disposition une preuve du refus, de la non-réclamation ou de l’acceptation, au plus tard le lendemain du délai de 15 jours. Cette preuve est un mail qui précise la date et l’heure du refus ou de l’acceptation.

Le prestataire conserve ce mail pendant au moins 7 ans.

L’expéditeur a accès à ces informations pendant une durée de 7 ans.

Avant l’envoi de la LRE, le prestataire n’a pas à informer le professionnel par mail qu’un recommandé électronique va lui être envoyé. À la différence d’un particulier, le professionnel n’a pas à donner son accord pour recevoir une LRE.

Par contre, une fois la notification de la LRE reçue, il a 3 possibilités (au même titre qu’un particulier) : accepter, refuser ou ignorer la LRE.